hellmedia

Anfrage &
Angebot

Das Anfrage- und Angebotssystem von hellmedia kann individuell auf jeden Gastgebertyp abgestimmt werden. Sie erstellen standardisierte und individuelle Angebote in wenigen Minuten. Das System unsterstützt Sie mit der vollautomatischen Preisberechnung auf Basis Ihrer Preisliste für Haupt- und Nebensaison. Dabei werden Zimmerpreise und verfügbare Pauschalen ermittelt und können dem Gast angeboten werden.

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Anfrage- und Angebotssoftware für Gastgeber

Schnelle Angebotslegung und komplexe Preisberechnung

80% der Buchungen in der Ferienhotellerie werden über Anfragen generiert. Größere Hotels legen im Jahr mehrere tausend Angebote. Das ist sehr zeitaufwendig.

In Hotels mit Tagungs- und Eventbereich müssen oft komplexe Angebote schnell und korrekt erstellt werden. Das Personal hat in der Regel dafür keine EDV Unterstützung. Fehler und unterschiedliche Preis sind das Ergebnis.

Das Anfrage- und Angebotssystem von hellmedia unterstützt Ihre Rezeption und Ihre Mitarbeiter im Backoffice mit vorgefertigten Angebotsbriefen.

Die Preise werden voll automatisch entsprechend der hinterlegten Preislisten, Rabatte und Saisonzeiten berechnet. So können auch komplexe Anfragen in wenigen Minuten erstellt und versendet werden.

Alle Vorgänge werden in einer zentralen Datenbank gespeichert und stehen jederzeit zur Verfügung. Dies erhöht die Übersichtlichkeit und ist jederzeit nachvollziehbar.

Gleichbleibende Qualität der Angebote in allen Sprachen

Je größer ein Betrieb ist, umso mehr Personal wird im Rezeptions- und Backoffice Bereich zur Angebotslegung benötigt. Nicht immer steht dafür Fachpersonal zur Verfügung. Das Anfrage- und Angebotssystem unterstützt Ihre Mitarbeiter mit vorgefertigte Texten für Angebote, Alternativen oder Absagen an den Gast.

Die komplexe Preisberechung welche vollautomatisch im Hintergrund läuft vermeidet Berechnungsfehler und unterstützt Ihre Mitarbeiter bei der Angebotserstellung. Templatevorlagen sorgen für ein gleichbleibende CI/CD Ihres Betriebes und schaffen ein einheitliches Erscheinungsbild nach außen.

Je nach Anfrage und gewünschter Leistung können zusätzliche Informationen für den Gast eingeblendet. So kann der Golf- oder Wellnessurlauber entsprechend seiner Interessen im Angebot informiert werden und genausso komfortabel auch der Tagungsgast in einem Seminarhotel.

Im Anfrage- und Angebotssystem von hellmedia können beliebig viele Sprachen für die Textvorlagen hinterlegt werden. So kann auch Ihr Personal ohne besondere Sprachkenntnisse ein qualitativ hochwertiges Angebot in englisch, französisch oder italienisch legen.

Zusatzleistungen für Service und mehr Umsatz

Das Anfrage- und Angebotssystem von hellmedia kann beleibig viele Service- und Zusatzleistungen verwalten und dem Gast komfortabel in der Website anbieten. Das Warenkorbsystem ermöglicht dem Gast seinen individuellen Aufenthalt in Ihrem Hotel zusammenzustellen und informiert Sie in der Anfrage über seine speziellen Wünsche.

Die Software berechnet im Hintergrund voll automatisch die Preise für Zimmer, Personen, Zusatzleistungen und Pauschalen. Mit wenigen Mausklicks kann ein individuelles Angebot erstellt und versendet werden.

Bei Anfragen oder Buchungen können individuelle Zusatzleistungen vom Gast über das integrierte Warenkorbsystem ausgewählt werden. Ihre Zusatzleistungen können dabei mit Bild Beschreibung beworben werden.

Die integrierte Statistiksoftware informiert Sie über die Interessen Ihrer Gäste. Sie können im Marketingprozess direkt darauf reagieren und sich auf Ihre Gäste einstellen.



Oberfläche des Anfragesystems in der Website



Leistungen im Überblick

Zimmer

und Objekte

Mit dem Anfragesystem von hellmedia können Sie beliebig viele Zimmer und Objekte eines Betriebes verwalten und in Ihrer Website darstellen. Jedes Zimmer / Objekt hat dabei zahlreiche Kriterien wie Größe, Typ, Anzahl, Preis, Beschreibung, Bilder, Lage, Ausstattung, usw. Damit ist es möglich Zimmer, Suiten, Ferienwohnungen oder Ferienhäuser vollständig abzubilden.

Pauschalen

und Leistungs-Kombinationen

Urlaubsangebote und -Pauschalen lassen sich emotional mit Bildern und Texten darstellen. Durch die im Hintergrund konfigurierten Preise ist eine centgenaue Berechnung auch für Kinder möglich.

Zusatzleistungen

Serviceleistungen und Produkte

Vermarkten Sie Zusatzleistungen, die Sie im Hotel anbieten auf Ihrer Webseite und im Angebot. Sie können Ihre Zusatzleistungen in verschiedenen Gruppen z.B. Wellness, Sport etc. anbieten. Die Darstellung ist sowohl auf der Webseite als auch im Ablauf einer Anfrage möglich.

Preise

und Rabatte

Die Preise können individuell nach Ihrer Preisliste konfiguriert werden. Staffelpreise, Zu- und Abschläge, Mindestaufenthalte, sowie bestimmte Anreisetage u.v.m. können übersichtlich gepflegt werden. Unser System setzt hier fast keine Grenzen.

Restplatzbörse

und Kontingente

Restplätze, Buchungslücken und Last Minute Angebote lassen sich in Minutenschnelle auf der Webseite veröffentlichen. Mit nur wenigen Mausklicks können Sie letzte Kontingente freigeben und auf Ihrer Webseite verkaufen.

Mediathek

Bilder, Videos, Dokumente

Bilder & Dokumente können in die zentrale Mediathek hochgeladen, zugeschnitten und mit Bildtitle, Copyright und Herkunft versehen werden. Vorschaubilder, eine individuelle Ordnerstruktur und eine Suchfunktion erleichtern die Orientierung.

Anfragen & Angebotslegung

auf Mausklick

Mit wenigen Mausklicks legen Sie nach Erhalt einer Anfrage über Ihre Webseite ein hochwertiges Angebot oder eine Alternative in den von Ihnen hinterlegten Sprachen. Durch die bereits vollständig abgebildete Preisliste Ihres Hotels werden die Preise bereits im Hintergrund berechnet. Die Angebotslegung erfolgt so im Minutentakt und ist eine ideale Art der anspruchsvollen Gästekommunikation.

Onlinebuchung

mit verfügbaren Zimmern

Unsere Anfrage- und Angebotssoftware kann zu einer echten Onlinebuchung erweitert werden. Dafür gibt es ein spezielles Modul mit dem Sie die Zimmer und Kontingente pflegen können. Eine Vorstufe zur vollständigen Onlinebuchung ist die Restplatzbörse.

Zimmerkontingentverwaltung

für Onlinebuchung und Restplätze

Die Zimmerkontingentverwaltung ist ein Modul aus dem Onlinebuchungssystem und kann mit dem Anfrage- und Angebotssystem verknüpft werden. Dabei können sowohl Zimmerkategorien mit Kontingenten als auch Verfügbarkeiten genau definierter Zimmer wie z.B. 101, 102, 103 usw. verwaltet werden. Die Freimeldung auf Zimmernummer wird gern bei Ferienwohnungen und Ferienhäusern eingesetzt.

Angebotsverwaltung

und Online-Buchnungsübersicht

Je nach Status wandern die Anfragen nach der Bearbeitung in verschiedene Ordner wie Angebote, bestätigte Buchungen etc. Über eine Suchfunktion ist es möglich jederzeit eine Angebot, eine Bestätigung etc. zu finden und eine eigene Mailübersicht pro Gast sorgt dafür, dass Sie jederzeit jeglichen Mailverkehr einsehen und nachvollziehen können.

Kundenadressdatenbank

und Stammdaten

Jede Anfrage und jedes Angebot kann einem Gast bzw. Kunden mit kompletten Kontaktdaten zugeordnet werden. Jeder Gast / Kunde kann pro Anfrage beliebig viele Angebote, und Alternativen angeboten bekommen. Alle Varianten werden unter der jeweiligen Anfrage im System verwaltet und sind jederzeit aufrufbar.

Auswertungsstatistik

und Trends

Je nach Größe des Gastgeberbetriebes werden über unser Angebotssystem pro Jahr mehrere hundert oder mehrere tausend Angebote gelegt. Bei den Angeboten wird zwischen Standard-Angebot und Pauschale unterschieden. Pauschalen sind dabei vorgefertigte Kombinationen zu bestimmten Themen oder Events. Das integrierte Statistikmodul informiert über das Interesse Ihrer Gäste an den verschiedenen Angeboten. Damit lassen sich Trends ableiten welche Sie aktiv für das Marketing einsetzen können.

Provisionsfrei

100 %

Anfragen und Buchungen die über das Anfrage- und Angebotssystem von hellmedia generiert werden sind 100% provisionsfrei. Es kommen keinerlei versteckte Kosten auf Sie zu. Die Anzahl der Anfragen und Angebote die Sie verwalten ist dabei unlimitiert.

Responsive

optimiert für alle Endgeräte

Unser Anfragesystem verhält sich in der Website responsive. Ihre Gäste haben somit immer eine optimale benutzerfreundliche Darstellung im Browser, egal ob auf einem Desktop-PC, Tablet oder Smartphone.

Einfache Handhabung

des Backoffice Systems

Obwohl im Hintergrund hochkomplexe Preislisten und Berechnungsfaktoren verwaltet werden können, ist die Programmoberfläche bei der Angebotslegung für die Mitarbeiter an der Rezeption denkbar einfach. Auch bei vielen Anfragen pro Tag geht die Arbeit leicht von der Hand. So bleibt keine Anfrage lange liegen und Sie sind mit Ihren Angeboten schneller als die Mitbewerber beim Gast.

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